为进一步规范各分工会文体、普惠类活动开展及经费报销管理，统一报销标准、明晰办理流程，结合工会工作实际，现将分工会活动经费报销流程及所需资料明确如下：
一、活动事前审批
各分工会开展活动前，须拟定完整活动方案，方案内需明确活动内容、开展形式、参与范围及详细经费预算。
活动方案经分工会审签、盖章后，报送校工会审核签字、盖章备案。校工会结合年度经费统筹情况，对合规活动给予相应经费补助。
二、活动过程资料留存
1. 完整留存会员现场签到名单（需盖章），作为活动真实开展、人员参与的核心依据。
2. 整理归集活动开展全过程费用明细清单，确保支出有据可查。
3. 比赛类专项要求：设置奖项的比赛活动，严格按照实际参与人数的三分之二核定设奖名额，同步完善、留存奖品发放签字表（需盖章），做到发放可追溯。
三、活动事后报销资料清单
活动结束后，严格按照财务管理相关规定，规范整理票据资料，据实依规报销，必备资料如下：
1. 规范填写的费用报销单；
2. 经两级工会盖章备案的正式活动方案；
3. 加盖公章的活动签到名单；
4. 合规有效活动发票（发票背面须由经办人、证明人签字确认）；
5. 发票官方查验凭证；
6. 比赛类活动须提供加盖公章的奖品发放签字表；
7. 公务卡消费流水记录。
四、重要注意事项
所有发票、明细清单所列物品、奖品数量，必须与奖品发放签收表数量完全一致，账物相符、清单一致，杜绝不符、虚列、漏项情况，确保经费使用合规、真实、规范。
开票信息：（如下图）
